Wenn der Kanzler kommt und das Protokoll den Takt angibt

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Wenn der neue EU-Agrarkommissar bei der Grünen Woche seinen ersten öffentlichen Auftritt im Amt absolviert, der albanische Premierminister die ITB eröffnet oder der Bundeskanzler die internationale Luft- und Raumfahrtausstellung ILA besucht, dann ist das Protokoll-Team mittendrin. Was auf den Bildern nach glanzvollem Auftritt aussieht, ist das Ergebnis von Wochen intensiver Vorbereitung im Hintergrund.

Große Bühne, unsichtbare Regie

Von außen wirkt alles mühelos: Kameras klicken, Handshakes, Politiker:innen lassen sich die neusten Innovationen zeigen. Doch dass alles im richtigen Moment an der richtigen Stelle passiert, ist kein Zufall. Dahinter steckt die Arbeit des Protokolls.

Bei der Messe Berlin kümmern sich fünf Kolleg:innen im Protokoll-Team darum, dass hochrangige Besuche reibungslos verlaufen. Sie planen Rundgänge und Eröffnungsgalas, koordinieren die Zusammenarbeit mit Sicherheitsbehörden und den Büros der geladenen Politiker:innen vor und achten auf jedes Detail – von der richtigen Flaggenordnung über die Einhaltung von protokollarischer Etikette bis hin zum Timing für Fotomotive.

„Wir führen Regie hinter den Kulissen“, sagt Nadja Plonka, die den Bereich Protocol Services & Events seit mehr als 10 Jahren leitet. „Unsere Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass große Momente nicht nur funktionieren, sondern auch in Erinnerung bleiben.“

Warum das Protokoll unverzichtbar ist

Protokoll bedeutet weit mehr als das richtige Platzieren von Gästen oder die korrekte Reihenfolge bei Begrüßungen. Tatsächlich ist es ein hochkomplexes Zusammenspiel aus Projektmanagement, Sicherheitsfragen, Ablaufkoordination und – interkulturellem – Fingerspitzengefühl.

Ob beim Kanzlerrundgang auf der Grünen Woche oder beim internationalen Ministergipfel auf der ITB – jede Veranstaltung verlangt enge Abstimmung mit vielen Personen: mit den Büros von nationalen und internationalen Politiker:innen, mit Sicherheitsbehörden, dem Diplomatischen Corps, mit ausstellenden Unternehmen, Verbänden u. v. m. sowie internen Abteilungen wie Sicherheit, Technik oder Pressestelle. „Wir können Abläufe planen – aber nie alles kontrollieren“, erklärt Ina Rehberg. „Genau das macht unseren Job so spannend. Jeder Tag ist anders, und wir müssen schnell reagieren.“

Wow-Momente inszenieren

Besonders eindrucksvoll sind die großen Rundgänge. Auf der Grünen Woche begleitet das Protokoll-Team jedes Jahr dutzende Politiker:innen bei ihrem medienwirksamen Rundgangs-Marathon durch die Hallen. Ein logistisches Meisterstück: Der Tross muss bewegt, Aussteller vorbereitet, Zeitpläne eingehalten werden – und das für die gesamte Dauer des Rundgangs.

Noch mehr Adrenalin bringt ein Kanzlerrundgang: Der Ablauf muss mit Sicherheitskräften abgestimmt, spontane Gespräche gemanagt und Fotomöglichkeiten geplant werden. Und dann passiert immer etwas Unerwartetes: ein Zwischenruf, ein ungeplantes Treffen, eine improvisierte Abkürzung durch volle Hallen.

„Das sind die Momente, in denen wir hochkonzentriert sind – und am Ende sagen: Wow, das haben wir gemeinsam möglich gemacht“, so Philipp Ruiz Liard . Das Protokoll agiert an einer einzigartigen Schnittstelle: Politik, Medien, Aussteller,Sicherheitsteams und interne Gewerke müssen auf einen Nenner gebracht werden. Nur ein eingespieltes Team kann diese Balance halten. Diese Vielfalt macht die Arbeit herausfordernd, aber auch abwechslungsreich. Jeder Einsatz bringt neue Themen, neue Gesichter, neue Dynamik.

Blick nach vorn: Jubiläumsjahr 2026

Die kommenden Monate werden besonders intensiv: 2026 feiert die Messe gleich vier große Jubiläen – 100 Jahre Grüne Woche, 100 Jahre Funkturm, 60 Jahre ITB und 30 Jahre InnoTrans. Politische Spitzen und internationale Gäste werden erwartet.

„Wir bereiten uns schon jetzt darauf vor“, sagt Joanna Döge. „Denn große Momente passieren nicht einfach – sie sind das Ergebnis von Teamarbeit, Vorbereitung und Leidenschaft.“