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Datenschutzhinweis Presse-Akkreditierung

Informationen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Presse-Akkreditierung [12. August 2020]

Datenschutz hat bei der Messe Berlin GmbH hohe Priorität. In dieser Datenschutzerklärung der Messe Berlin GmbH informieren wir Sie über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Presse-Akkreditierung. Diese Erklärung ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung auf unserer Website, die Sie unter www.messe-berlin.de/Datenschutz finden. Diese Erklärung wird in besonderen Fällen von separaten Datenschutzhinweisen ergänzt.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Die Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, E-Mail: central@messe-berlin.de, ist als Veranstalter der für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Presse-Akkreditierung Verantwortlicher iSd DS-GVO und Dienste-Anbieter. Für Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten der Messe Berlin GmbH (Anschrift: wie oben; E-Mail: datenschutz@messe-berlin.de).

2. Kategorien und Quellen der personenbezogenen Daten

Bei der Registrierung zur Presse-Akkreditierung werden folgende Daten abgefragt: Anrede, akademischer Titel (freiwillig), Vor- und Nachname, Medium/Verlag/Redaktion, Postleitzahl, Stadt, Land, Sprache, E-Mailadresse, Telefonnummer (optional) und in welcher Medienkategorie Sie akkreditiert werden sollen. Zum Abschluss der Registrierung ist noch ein Legitimations-Dokument, wie bereits veröffentlichte Arbeiten und eine Kopie Ihres Presseausweises hochzuladen. Sie können überschüssige Informationen wie Ihr Foto und Ihr Geburtsdatum im Presseausweis schwärzen.

Ergänzend können Informationen zu Ihrem Teilnahmeinteresse an veranstaltungsspezifischen Segmenten und Events abgefragt werden. Im Falle der Auswahlmöglichkeit von Zeit und Ort der Teilnahme, wird eine entsprechende Präferenz wie z.B. feste Tage oder Uhrzeiten erhoben. Wir verarbeiten auch Ihre Teilnahmedaten (Tag, Uhrzeiten und ggf. Veranstaltungssegment/Event).

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

3.1. Akkreditierung und Veranstaltungsteilnahme und -organisation

Die Messe Berlin GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten gem. Ziff. 2 für die Durchführung des Akkreditierungsverfahrens, zur Prüfung Ihrer Legitimation sowie bei erfolgreicher Akkreditierung für Ihre Teilnahme an der Veranstaltung bzw. dem Event und deren/dessen Organisation und Durchführung, einschließlich der Erteilung von Zutritts-/Teilnahmeberechtigungen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (unser berechtigtes Interesse an der Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie der Prüfung der Legitimation und der Veranstaltungsorganisation und -durchführung)).

3.2. Betreuung von Pressevertretern mit Sitz außerhalb Deutschlands

Soweit Sie ein Unternehmen mit Sitz außerhalb Deutschlands vertreten, leiten wir die Daten zum Zwecke der optimalen Betreuung an die für Sie oder Ihr Unternehmen zuständige Auslandsvertretung in Ihrem Heimatland weiter, die Ihnen als lokale Ansprechpartner für Auskünfte im Zusammenhang mit Ihrem Messebesuch zur Verfügung steht und Sie bei der Erledigung von Visaangelegenheiten unterstützt. Die für Sie zuständige Auslandsvertretung finden Sie unter: www.messe-berlin.de/Unternehmen/MesseBerlinWeltweit/. Die Weiterleitung der Kontaktdaten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, die bestmögliche Betreuung der Pressevertreter unter Berücksichtigung von lokalen Besonderheiten zu gewährleisten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

3.3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Ferner nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten gem. Ziff. 2 für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, um Ihnen per E-Mail oder Post Informationen über unser Unternehmen, anderen Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin, zu den Veranstaltungen, Begleit- und Folgeveranstaltungen, die von uns durchgeführt werden oder an denen wir beteiligt sind, Presseevents, Produkte und Dienstleistungen aus unserem Messeportfolio, einschließlich digitale Formate und Plattformen wie dem Virtual Market Place® (VMP) und ITB Travel Network, zu senden. Folgeveranstaltungen sind auch andere von der Unternehmensgruppe Messe Berlin veranstaltete oder durchgeführte Messen im In- und Ausland. Zu diesen Zwecken leiten wir Ihre Daten auch an andere Gesellschaften innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiter. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der optimalen Betreuung unserer Pressevertreter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

Ebenso nutzen wir die von Ihnen gem. Ziff. 2 abgegebenen Daten zu statistischen Zwecken. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Analyse und Auswertung der Zusammensetzung der Pressevertreter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

Wir laden akkreditierte Pressevertreter regelmäßig zur Teilnahme an freiwilligen und in der Regel anonymen Onlinebefragungen ein, um unsere Veranstaltungen, Produkte und Dienstleistungen und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit laufend zu verbessern und Ihren Bedürfnissen besser anzupassen. Dabei greifen wir auf Ihre im Akkreditierungsprozess (Ziffer 2.) angegebenen Daten zurück, um Sie zu kontaktieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, unserer Veranstaltungen, Produkte und Dienstleistungen und unseres Informationsangebots für die Pressevertreter (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).

3.4 Weiterführende Informationen

Wir bieten Ihnen bei einigen Veranstaltungen die Möglichkeit, sich im Rahmen Ihrer Akkreditierung als Pressevertreter ein Profil auf einer Kommunikationsplattform zu erstellen. Insoweit verweisen wir auf die separaten Datenschutzhinweise für die betreffende Plattform.

Sie können sich außerdem für unsere verschiedenen Newsletter registrieren. Insoweit verweisen wir auf die bei der jeweiligen Newsletter-Registrierung verlinkten Datenschutzhinweise.

3.5 Leadtracking-Service und Weitergabe

Wir bieten unseren Ausstellern und Fachbesuchern auf manchen Messen einen sog. Leadtracking-Service an. Dieser Service ermöglicht es dem Aussteller, das Ticket (Badge) des Fachbesuchers zu scannen und damit dessen Kontaktinformationen ähnlich wie bei dem Austausch von Visitenkarten zu erhalten. Pressevertreter können wie Fachbesucher von diesem Angebot Gebrauch machen. Der Aussteller erhält in diesem Fall folgende Daten des Ticketinhabers zu Zwecken der Kontaktaufnahme auch per E-Mail und elektronischer Werbung für seine eigenen Produkte und Dienstleistungen: Unternehmensname, Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Funktion, Postanschrift, Land, Telefonnummer(n), Emailadresse sowie etwaige weitere von Ihnen gemachten Angaben zu Interessen und/oder zu Ihrem Unternehmen bzw. Medium/Verlag/Redaktion. Die Datenerfassung erfolgt nur auf Ihren persönlichen Wunsch. Mit Ihrer Erlaubnis gegenüber dem Aussteller zum Scannen Ihres Tickets (Badge) geben Sie Ihre Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Daten an diesen. In einigen Fällen holen wir Ihre separate Einwilligung zur unmittelbaren Datenweitergabe an Aussteller für die vorgenannten Zwecke bereits bei der Ticketbestellung ab. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 (a) DS-GVO). Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei auch um Aussteller mit einem Sitz außerhalb der EU und damit auch außerhalb des Anwendungsbereichs der DS-GVO handeln kann. Ihre Einwilligung erstreckt sich insoweit auch auf die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland (siehe Abschnitt 5).

4. Akkreditierung für eine andere Person (Dritter)

Sofern Sie die Presse-Akkreditierung für eine andere Person (Dritter) vornehmen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten des Dritten (gem. Ziff. 2.) für die vorgenannten Zwecke. Sie stellen sicher und sichern zu, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind und der Dritte durch Sie ausreichend über die Verarbeitung seiner Daten durch die Messe Berlin GmbH gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurde.

5. Kategorien der Empfänger der Daten

Neben der Datenweitergabe an die in Abschnitt 3 genannten Empfänger zu den dort jeweils aufgeführten Zwecken bedienen wir uns zur Ausführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit dem Ticketkauf und dem Betrieb der Ticketing-Plattform unserer Tochtergesellschaft MB Capital Services GmbH und externer Dienstleistungsunternehmen (insbesondere Leadtracking-Service, Online Ticketshop, (digitale) Kommunikationsmaßnahmen wie z.B. Pressemitteilungen und Presseinladungen, Hosting, IT Support, virtuelle Veranstaltungsplattformen und -tools, Kundenbefragung). die die personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten (sog. „Auftragsverarbeiter“).

Bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit Verbänden oder Geschäftspartnern durchgeführt werden, geben wir Ihre Daten auch an diese weiter.

Soweit an einer Veranstaltung Personen teilnehmen, die besonderem Personenschutz durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder das Landeskriminalamt (LKA) unterstehen (wie z.B. Verfassungsorganen des Bundes wie der Bundespräsident oder die Bundesregierung oder ausländische Gäste), kann es zu einer Überprüfung aller Veranstaltungsteilnehmer durch das BKA oder LKA kommen. Im Rahmen einer solchen Überprüfung können das BKA oder LKA Daten wie Name, Unternehmen/Organisation und Funktion abfragen.

Bei Vorfällen, Störungen, Notfällen und Krisen können Ihre Daten ggf. auch an die Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr und Rettungskräfte, sonstige Behörden (z.B. das Gesundheitsamt) sowie die Betriebsfeuerwehr, den Sicherheits- und Ordnungsdienst sowie den Sanitätsdienst weitergegeben werden. Intern werden Ihre Daten ggf. an die jeweiligen Projektleitungen, die Veranstalter, die Leit- und Sicherheitszentrale und andere in das Notfall- und Krisenmanagement eingebundene Bereiche weitergegeben.

Zur Einhaltung steuer- und handelsrechtlicher Gesetzen und Vorschriften geben wir die personenbezogenen Daten an die Steuer- und anderen zuständigen Behörden und öffentlichen Einrichtungen weiter.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der Auslandsvertretungen, Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin, Partnerunternehmen bzw. Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt nur, soweit in Bezug auf das Drittland bzw. die Organisation ein wirksamer Beschluss der Europäischen Kommission („EU-Kommission“) über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO) vorliegt oder Garantien gemäß Art. 46 DS-GVO vorgesehen sind, insbesondere von der EU-Kommission genehmigte Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 (c) DS-GVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, soweit erforderlich. Von den Garantien können Sie auf Anfrage (z.B. per E-Mail) eine Kopie von uns erhalten. Für unsere Auslandsvertretungen in Andorra, Argentinien, Kanada, Neuseeland, der Schweiz und Uruguay liegt ein derartiger Beschluss der EU Kommission gemäß Art. 45 Abs. 3 DS-GVO vor. Soweit Sie in die Datenweitergabe an Aussteller oder andere Geschäftspartner mit Sitz in einem Drittland einwilligen, ist Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung trotz des fehlenden angemessenen Datenschutzniveaus Ihre ausdrückliche Einwilligung.

7. Speicherdauer

Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Die Legitimations-Dokumente werden nach erfolgter positiver Prüfung der Legitimation gelöscht. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Messe Berlin GmbH erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Widerspruchs nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.

8. Ihre Rechte

Sie haben gemäß Art. 12-21 DS-GVO das Recht, jederzeit Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Des Weiteren können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten zum Zwecke der Werbung einlegen. Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sofern Sie der Meinung sind, dass die Datenverarbeitung gegen das Datenschutzrecht verstößt, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 Bundesdatenschutzgesetz). Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich per Post oder E-Mail an den Verantwortlichen wenden (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben).

Stand: August 2020